หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิชาชีพเลขานุการ

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

สาระการเรียนรู้

1.      ความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขา

2.      ความหมายของคำว่า “เลขานุการ”

3.      ประเภทของเลขานุการ

4.      ความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการ

5.      คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ

6.      คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ

 

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

1.   อธิบายความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขาได้

2.   อธิบายความหมายของคำว่า “เลขานุการ” ได้

3.   อธิบายประเภทของเลขานุการได้

4.   อธิบายความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการได้

5.   อธิบายคุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการได้

6.   อธิบายคุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการได้

 

 

ความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขา

      ในปัจจุบันผู้บริหารต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยงาน เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระในการทำงานในด้าน ๆ ต่าง ๆ ให้ดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องตามที่ต้องการ จึงนับได้ว่าเลขานุการมีส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้งานของผู้บริหารประสบผลสำเร็จหรือเกิดความล้มเหลวก็ได้ ซึ่งเลขานุการจึงเปรียบได้กับแขนขวา (Right Arm) ของผู้บริหารนั่นเอง

 

ความหมายของคำว่า “เลขานุการ”

        เป็นคำสนธิมาจากคำว่า “เลขา” + “อนุการ” ซึ่งแปลว่าผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง

        ในภาษาอังกฤษ คือ Secretary มีรากศัพท์มาจากภาษาลาตินคือ “Secretum” หรือ “Secret” ซึ่งแปลว่าผู้รักษาความลับ

        S      =      Sense             คือความสำนึกว่าสิ่งใดควรทำ

        E      =      Efficiency      คือทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

        C     =      Courage         คือความกล้าหาญ

        R     =      Responsibility      คือความรับผิดชอบ

        E      =      Energy           คือการมีกำลังใจในการทำงาน

        T      =      Technique     คือการมีเทคนิคในการทำงาน

        A     =      Active             คือความว่องไว

        R     =      Rich                คือความเป็นผู้มีคุณธรรม

        Y      =      Youth             คือความมีชีวิตชีวา

        เลขานุการจึงหมายถึง  ผู้ช่วยผู้บริหารที่มีความรู้ความชำนาญในงานสำนักงานเป็นอย่างดี มีความรับผิดชอบงานในหน้าที่โดยไม่ต้องมีการควบคุม รู้จักรักษาความลับ มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์  สามารถตัดสินใจได้ สร้างภาพลักษณ์ที่ดี

        เลขาธิการ      คือ   ผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี เป็นตำแหน่งที่เรียกเฉพาะหน่วยงานราชการเท่านั้น

        อักษรเลข       คือ   ตำแหน่งในคณะกรรมการปกครองส่วนท้องถิ่น คือเลขานุการของผู้ว่าราชการจังหวัด

 

ประเภทของเลขานุการ

1.      ตามหลักวิชาการ

1.1        เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary)

1.2        เลขานุการประจำตัวบุคคล หรือเลขานุการส่วนตัว (Private or Personal Secretary)

1.3        เลขานุการกิติมศักดิ์ (Honorable Secretary)

1.4        เลขานุการพิเศษ (Special Secretary)

2.      แบ่งตามคุณสมบัติ

2.1        เลขานุการบริหาร (Executive Secretary)

2.2        เลขานุการอาวุโสหรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary)

2.3        เลขานุการระดับต้น (Junior Secretary) หรือ เลขานุการระดับสามัญ (Routine Secretary)

 

ความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการ

เริ่มจากพนักงานพิมพ์ดีด*****พนักงานชวเลข*****เลขานุการชั้นต้น*****เลขานุการอาวุโส*****เลขานุการบริหาร*****(ผู้บริหาร)

หลักสำคัญที่จะช่วยสร้างความก้าวหน้าในงานอาชีพ

1.      มีความคิดริเริ่ม (Initiative)

2.      มีความเอาใจใส่ (Attention)

3.      เป็นคนช่างซักถาม (Inquisition)

4.      หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ (Higher Studies)

5.      รู้ว่าใครเป็นใคร (Who’s Who)

 

คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ

·    ความจำดี

·    ซื่อสัตย์

·    ทำงานรวดเร็วถูกต้อง

·    มีไหวพริบปฏิภาณ

·    รักษาความลับได้ดี

·    ตรงต่อเวลา รู้หน้าที่

·    มีอารมณ์ขัน

·    มานะอดทน

·    มารยาทและความประพฤติดี

·    มีความรู้กว้าง ทันเหตุการณ์

·    แต่งกายสุภาพ เรียบร้อย

·    รู้จักลำดับความสำคัญก่อนหลังของงาน

·    มีมนุษยสัมพันธ์ดี

 

คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ

1.      มีบุคลิกลักษณะและอุปนิสัยที่ดี (Good Character and Personality)

2.      มีความรู้เกี่ยวกับเทคนิคในงานอาชีพเลขานุการ (Secretarial Technique)

2.1        จดชวเลขและถอดข้อความ

2.2        การร่างและโต้ตอบจดหมาย

2.3        การพิสูจน์อักษรและจัดพิมพ์

2.4        งานพิมพ์ดีดและคอมพิวเตอร์

2.5        การใช้โทรศัพท์

2.6        การแยกประเภทจดหมายและเอกสาร

2.7        การเก็บและรักษาเอกสาร

2.8        การต้อนรับและการนัดหมาย

2.9        มารยาทในการติดต่อและเข้าสังคม

2.10  การเตรียม จัด บันทึก และรายงานการประชุม

2.11  เตรียมการเดินทางและปฏิบัติงานขณะที่นายไม่อยู่

2.12  ประสานงานทั้งภายในและนอกหน่วยงาน

2.13  การจัดซื้อและเตรียมอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน

2.14  ความรู้ในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่

3.      พื้นความรู้ทั่วไป (General Background) ที่ใช้ปฏิบัติงาน

4.      การผ่านการฝึกงาน (Apprenticeship)

 

 แบบทดสอบหลังเรียน หน่วยที่ 1

 

 

กลับหน้าหลัก